De theorie achter het succes van Marie Kondo

Kent u Marie Kondo? Marie Kondo is een gekende tv presentatrice die zich toelegt op het opruimen van “rommelige” huizen. Ze moedigt hierbij de bewoners ook aan om overbodige zaken weg te doen. Het resultaat is een properder huis met veel meer overzicht en ruimte. Ze voegt er echter een diepere betekenis aan toe, namelijk: does this bring me joy? Maakt dit me gelukkig? (Voor de netflix adapten: tik Marie Kondo maar eens in op netflix…) Wat er interessant is aan Marie Kondo haar techniek, is dat ze eigenlijk niets anders doet dan de principes van 5S toepassen op een huiselijke omgeving.

Even opfrissen: wat is 5S nu ook weeral?

De eerste fase is het noodzakelijke scheiden van het overbodige. Als iets overbodig is, omdat het geen meerwaarde heeft en niet op de werkpost/bureau/… nodig is, dan moet het verwijderd worden. Hiermee willen we zoveel mogelijk tijd die je verliest door te zoeken naar wat je nodig hebt verminderen. Je moet in één oogopslag kunnen identificeren wat je nodig hebt in je werkomgeving, zonder al te veel zoekwerk. Op het moment dat je de overbodige zaken verwijderd hebt, zal je ook merken dat er meer ruimte vrij komt op de werkplek. In veel bedrijven is er een tekort aan ruimte, 5S is dan ook een zeer goede methodiek om de beschikbare ruimte zo optimaal mogelijk te gebruiken.

De 2^e fase is zorgen voor een goede workflow. Je moet ervoor zorgen dat de items in de werkplek zich op een optimale plaats bevinden. Als je naar een hamburger restaurant gaat, dan sta je eigenlijk constant te kijken op een goed ingerichte werkplek met flow. De hamburgers worden gebakken en het broodje zal opgewarmd zijn tegen de tijd dat de hamburger klaar is. Alles schuift door naar de werkpost waar salade en sausjes worden toegevoegd. Op die werkpost staat de salade, de tomaten, de sauzen enz. allemaal netjes binnen handbereik zodat de werknemer zo weinig mogelijk extra of onnuttige bewegingen moet maken. De hamburger schuift van werkpost naar werkpost totdat hij volledig afgewerkt is. In de 2^e stap van 5S breng je dus vooral logica: je geeft elk voorwerp op je werkplek een logische plaats in de werkflow, en je vindt dat voorwerp daar ook steeds terug. Hiermee maak je het proces efficiënter.

Seiso draait vooral rond schoonmaken maar ook rond schoonhouden! Een propere werkruimte is natuurlijk aangenamer om in te werken dan een vuile. Daarnaast is het veiliger werken in een propere werkruimte, en het verhoogt de hygiëne. In deze fase gaan we dus vooral gaan schoonmaken, maar terwijl we schoonmaken gaan we ook in orde zetten. Zijn er herstellingen nodig, dient iets vervangen te worden? Hiermee willen we vooral pro actief gaan werken zodat iets niet stilvalt of breekt tijdens het werkproces, waardoor er tijd verloren gaat. Of erger nog: een onveilige situatie veroorzaakt.

Bij Seiketsu gaan we gaan standaardiseren. Hiermee helpen we voorkomen dat we niet terug vallen naar “oude gewoontes”. Door standaardisatie systematiseer je 5S in je bedrijf. Seiketsu is een belangrijke stap om 5S te laten slagen. Het goed uitvoeren van deze stap zorgt ervoor dat mensen 5S als een hulp gaan beschouwen en niet als een extra, lastige taak.

In deze stap geeft men de eigenaars van een zone of werkpost de verantwoordelijkheid om het zelf in stand te houden. De ene persoon neemt deze verantwoordelijkheid al wat beter op dan de andere. Met de shitsuke stap zorgen we er echter voor dat er een vorm van continuïteit is zodat de inspanningen van de vorige stappen continu geborgd blijven.

Shitsuke is voor de meeste bedrijven die starten of bezig zijn met 5S het moeilijkste deel, het standhouden of continueren van de 5S. Bij veel bedrijven die ooit gestart zijn met 5S verwatert het 5S systeem na een tijdje. In veel gevallen omdat deze stap niet concreet genoeg uitgewerkt is.

Kunnen we als bedrijf iets leren van de 5S aanpak van Marie Kondo?

1. Wees trots op het bereikte resultaat.

Eigenlijk volgt Marie Kondo de 5S aanpak op een vrij traditionele manier. Waar ze echter het verschil maakt is in het benadrukken van het gevoel die je krijgt bij het toepassen van 5S: maakt dit me gelukkig?

Organisaties die de eerste stappen van 5S doorlopen hebben ervaren eigenlijk (als alles goed uitgevoerd is) hetzelfde gevoel: geluk en trots over het bereikte resultaat. Er is terug plaats, de werkplaats is proper en alles heeft een duidelijke plaats gekregen waardoor we alles snel terug vinden bij het uitvoeren van onze taak.  Alleen benadrukken we dit niet zo in onze werkomgeving. We “vieren” ons succes dus eigenlijk nog onvoldoende. Wees trots op wat je na de eerste stappen van 5S bereikt hebt.

2. Het huis als bedrijf of het bedrijf als huis?

Een huis is eigenlijk een soort bedrijfje met verschillende functies: je kan er eten, slapen, sporten, ontspannen, feest vieren enz. Als eigenaar van ons eigen klein bedrijfje willen we dan ook dat dit bedrijfje zo comfortabel mogelijk aanvoelt en dat alles er liefst zo vlot mogelijk loopt. Maar natuurlijk heeft dit bedrijfje een grotere waarde: we creëren er ervaringen, herinneringen en verzamelen er dingen die functioneel zijn of waar er gewoon herinneringen of gevoelens aan vasthangen.

Marie Kondo helpt mensen dan ook gewoon om via de 5S techniek de juiste keuzes te maken zodat hun bedrijfje terug proper en orderlijk ingericht geraakt, waardoor de dagelijkse processen in hun eigen kleine bedrijfje terug vlotter lopen. Wat je geluk brengt blijft, waar je geen nood aan hebt verdwijnt.

Als we bovenstaande herlezen maar toepassen op het bedrijf waar we in werken, dan zullen we veel gelijkenissen tegen komen. We werken er, eten er, vieren er (soms) feest enz. We doen er ervaringen op en verzamelen er functionele voorwerpen of zaken waaraan er ervaringen of emoties gekoppeld zijn.

5S helpt om in deze omgevingen de juiste keuzes te maken wanneer iets moet opgeruimd worden. Soms zijn dit keuzes waarbij men positieve gevoelens heeft , soms heeft men er ook negatieve gevoelens bij. Dit omdat er voor bepaalde mensen emotionele (lees financiële) waarde aan bepaalde voorwerpen zit. Ik kan een dozijn voorbeelden geven waarbij bedrijfsleiders emotionele waarde hechten aan stocks of voorwerpen die al jaren niet meer bewogen hebben. Met 5S helpen we hen om de juiste, rationele keuzes te maken.

3. Blijf standhouden!

Marie Kondo legt weinig nadruk op het standhouden. Er zijn weinig voorbeelden waarin ze terug kijkt naar het huis na een langere periode. Hoeveel huizen zouden er nog “Joy” brengen na een bepaalde periode?

En ook hier zijn veel bedrijven die 5S opstarten minder sterk in: het standhouden. Dit is nochtans de belangrijkste stap. Een goede 5S oefening is de basis voor zoveel meer. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat 5S deel wordt van het werk en niet meer als iets apart aanvoelt maar gewoon als iets normaal, als deel van het werkproces.

Succesvolle bedrijven verwerken 5S in hun eigen systemen en geven er meestal ook een eigen naam aan die past in de complete bedrijfsfilosofie, zodat dit echt als een eigen systeem aanvoelt. Mensen nemen hierbij dan ook sneller het eigenaarschap op omdat het als deel van de bedrijfsfilosofie gaat aanvoelen.

Als je kijkt naar de techniek, kan je niet zeggen dat 5S voorbijgestreefd is. Het is en blijft een zeer goede tool om omgevingen en processen te verbeteren. Marie Kondo bewijst dat je de techniek eigenlijk ook op dagelijkse situaties kan toepassen en bevestigt hiermee nogmaals de kracht van de 5S tool.

Organisaties hebben dus nog steeds baat om hun werkomgeving te verbeteren met behulp van 5S, of dit opnieuw op te starten.